Организация архивного хранения документов подразумевает выполнение прописанных инструкций, основанных на положении закона РФ №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», который принят 01 октября 2004 г.
Любые предприятия должны накапливать информационные данные. Их необходимо хранить в печатном, либо электронном виде определённого объёма. Когда временные рамки подлинности информационных материалов заканчиваются, они подвергаются систематизации: выполняется процедура архивного хранения документов (АХД).
Как долго хранится документация
Сроки хранения документации регламентируются федеральным законом № 402 от 06-12-11 г., НУ — НК России.
Существует определённый и утвержденный перечень сроков хранения архивных документов, который расписан по годам. Кроме этого, учитывается ряд нюансов, в частности:
- Материалы и списки по личному составу находятся на контроле от 75 лет.
Обратите внимание!
Мы говорим, здесь и далее об оформлении, которое выполнено до 2003 года. - Документы, оформленные после 2003 года, сохраняются как минимум 50 лет.
- Далее: правила архивного хранения кадровой документации, которая включает в себя табеля, командировочные удостоверения, списки сотрудников учреждений и ведомств, контролируются пять лет.
- Материалы ОТ и ТБ, журналы инструктажей, в том числе протоколы о несчастных случаях, которые произошли на производстве и списки работников, задействованных на работах с вредными условиями труда, под системным контролем от 12 месяцев до 75 лет.
- Что касается годовой бухгалтерской и иной сопричастной отчётности ФСС – постоянно.
- Квартальная отчётность ФСС хранится и контролируется в течение 6 лет.
- Материалы Пенсионного Фонда и отчётность не изымаются на протяжении б лет. Сроки могут быть при необходимости продлены до 75 лет.
- Первичная документация, регистры и сведения, касающиеся доходов физических лиц, контролируются и не изымаются минимум 5 лет.
Перечень архивных документов с указанием сроков хранения счетов-фактур – 4 года. Основные правила уничтожения единиц архивного хранения регламентируются отдельным положением.
Особенности хранения документации
Основные правила хранения документов использование специальных хранилищ. В первую очередь, подыскивая такое помещение, необходимо учесть:
- Нельзя размещать архив в ветхих строениях. Не рекомендуется для архивов использование деревянных построек, зданий с сырыми подвальными комнатами, чердаками и там, где есть печное отопление.
- Места хранения оборудуются в приспособленных зданиях, которые изолированы от иных строений. Нельзя хранить документацию в местах расположения общественных пунктов питания. А также при складах, где хранятся пищевые продукты.
- Не доходят для хранилищ, где накапливаются противопожарные, агрессивные вещества.
- Правила хранения архивных документов предусматривают использование строений удалённых от опасной с точки зрения пожарной безопасности объектов. Это: бензозаправочные станции, колонки хранения светлых нефтепродуктов, стоянки автомобилей, гаражи и так далее.
- Рядом с архивом, для его полноценной работы, должны находиться такие помещения как: архивохранилище, помещение, приспособленное для временного сбережения материалов. А также рабочие комнаты для использования документов и отдельно блоки для обслуживающего персонала.
Современные способы содержания электронных архивов
Организация архивного хранения электронных конфиденциальных документов, в большей степени, подходит для банковских учреждений. При этом создаются условия оптимизации работы с документами клиентов. Электронное хранение оптимизирует основные процессы, которые тесно связанный:
- С созданием.
- С ведением.
- С хранением документов.
А также обеспечивает безопасность конфиденциальных данных. Электронный архив разгружает монотонную работу сотрудников банков, даёт возможность коллективного взаимодействия с единым хранилищем документации в режиме реального времени и в соответствии с прописанными для них полномочиями.
Это повышает качество, скорость работы обслуживания клиентов.
В функционал входит:
- Сканирование, распознавание и просмотр материалов, в том числе, с "удалённых" рабочих столов.
- Пакетная регистрация документации, контроль и проверка комплектности.
- Поддержка различных версий документов.
- Поиск необходимых материалов по содержанию и атрибутам.
- Формирование пакетной документации, предназначенной для проведения внутренних и внешних аудитов.
В заключение
Одно из условий правильного хранения – это использование разнообразных специальных конструкций, которые в зависимости от ряда факторов могут трансформироваться или находиться в закреплённом положении.
Условия хранения архивных документов в организации подразумевают использование разнообразных стеллажей.
Компания поможет правильно, с учетом всех особенностей делопроизводства подобрать стеллажи разного направления и размера. Если вы не можете самостоятельно собрать стеллажи, обращайтесь, мы поможем, удачи.
